Niniejsze Zasady ochrony prywatności wyjaśniają, w jaki sposób QOSMOS LTD przetwarza dane osobowe użytkowników odwiedzających stronę internetową qosmos.ltd, korzystających z formularzy kontaktowych, formularzy reklamowych, komunikujących się z nami mailowo, telefonicznie lub za pośrednictwem mediów społecznościowych.
Dbamy o prywatność użytkowników i przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w tym z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych — GDPR/RODO — oraz, jeżeli ma zastosowanie, UK GDPR i Data Protection Act 2018.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
QOSMOS LTD Company number: 14224990 Spółka zarejestrowana w Wielkiej Brytanii Adres: 167-169 Great Portland Street, London W1W 5PF, Wielka Brytania E-mail: kontakt@qosmos.ltd Telefon: +48 573 426 428 Strona internetowa: https://qosmos.ltd
W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem: kontakt@qosmos.ltd.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od sposobu kontaktu lub korzystania ze strony możemy przetwarzać następujące dane:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- nazwę firmy,
- adres strony internetowej lub profil firmy,
- treść wiadomości przesłanej przez formularz, e-mail lub media społecznościowe,
- informacje o projekcie, budżecie, zakresie potrzebnej usługi lub problemie technicznym,
- dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, typ urządzenia, przeglądarka, system operacyjny, przybliżona lokalizacja, źródło wejścia na stronę oraz dane o aktywności na stronie,
- dane dotyczące zgód marketingowych i preferencji prywatności,
- dane z kampanii reklamowych, np. informacje przesłane przez formularze kontaktowe Meta Ads lub Google Ads.
Nie prosimy o przesyłanie danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, poglądach politycznych, religii, pochodzeniu etnicznym lub innych wrażliwych danych. Jeżeli takie dane zostaną przesłane dobrowolnie, będziemy je przetwarzać wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia albo je usuniemy, jeżeli nie będą potrzebne.
3. W jakich celach przetwarzamy dane
Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
3.1. Obsługa zapytań i kontaktu
Przetwarzamy dane, aby odpowiedzieć na wiadomość, oddzwonić, przygotować wstępną odpowiedź, wycenę lub propozycję współpracy.
Dotyczy to m.in. formularza kontaktowego na stronie, formularzy reklamowych, wiadomości e-mail, wiadomości w mediach społecznościowych oraz kontaktu telefonicznego.
3.2. Przygotowanie oferty i realizacja usług
Jeżeli zgłaszasz zainteresowanie usługami Qosmos, możemy przetwarzać dane w celu ustalenia zakresu projektu, przygotowania wyceny, prowadzenia rozmów przed zawarciem umowy oraz realizacji usługi.
Nasze usługi mogą obejmować m.in. tworzenie stron internetowych, landing page’y, redesign stron, konfiguracje techniczne, integracje, tracking, analitykę, Google Ads, Meta Ads oraz wsparcie techniczne.
3.3. Marketing własny
Możemy przetwarzać dane w celu prowadzenia marketingu własnych usług, np. kontaktu z osobami, które wysłały zapytanie, odwiedziły naszą stronę, skorzystały z formularza reklamowego lub wyraziły zainteresowanie ofertą.
Marketing może obejmować kontakt e-mailowy, telefoniczny lub remarketing reklamowy, o ile jest to zgodne z obowiązującymi przepisami i Twoimi zgodami.
3.4. Analityka i poprawa działania strony
Przetwarzamy dane techniczne i analityczne, aby mierzyć skuteczność strony, reklam i formularzy, analizować zachowanie użytkowników oraz poprawiać treści, strukturę, szybkość i użyteczność strony.
Możemy korzystać z narzędzi takich jak Google Analytics 4, Google Tag Manager, Google Ads, Meta Pixel, Microsoft Clarity lub podobnych narzędzi analitycznych i reklamowych.
3.5. Prowadzenie kampanii reklamowych
Możemy przetwarzać dane w celu mierzenia skuteczności kampanii reklamowych, optymalizacji reklam, remarketingu oraz obsługi formularzy leadowych w systemach reklamowych, takich jak Meta Ads i Google Ads.
Jeżeli wypełnisz formularz leadowy w Meta Ads lub Google Ads, przetwarzamy podane dane w celu skontaktowania się z Tobą w sprawie zgłoszenia.
3.6. Dochodzenie roszczeń i ochrona praw
Możemy przetwarzać dane w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, obrony przed roszczeniami, wykrywania nadużyć, zapewnienia bezpieczeństwa strony oraz ochrony naszych praw.
3.7. Obowiązki prawne i księgowe
Jeżeli dojdzie do współpracy, możemy przetwarzać dane w celu wystawiania faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej, obsługi płatności oraz spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa.
4. Podstawy prawne przetwarzania danych
Przetwarzamy dane osobowe na podstawie:
- zgody — jeżeli wyrazisz zgodę na określone działania, np. wybrane pliki cookie, działania marketingowe lub formularze reklamowe
- działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy — jeżeli kontaktujesz się z nami w sprawie oferty, wyceny lub realizacji usługi
- uzasadnionego interesu administratora — np. w zakresie odpowiadania na zapytania, prowadzenia marketingu własnego, analityki, zabezpieczenia roszczeń, poprawy strony i bezpieczeństwa
- obowiązku prawnego — np. w zakresie księgowości, podatków i dokumentacji wymaganej przez prawo.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu naszym interesem jest prowadzenie działalności, obsługa zapytań, rozwój usług, analiza skuteczności działań marketingowych, ochrona przed nadużyciami oraz dochodzenie lub obrona roszczeń.
5. Formularze kontaktowe i formularze leadowe
Jeżeli wypełniasz formularz na stronie lub formularz leadowy w reklamach Meta Ads albo Google Ads, możemy zbierać dane takie jak imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, adres strony internetowej, budżet, zakres projektu oraz treść zgłoszenia.
Dane te wykorzystujemy wyłącznie w celu obsługi Twojego zgłoszenia, kontaktu w sprawie usługi, przygotowania odpowiedzi, wstępnej wyceny lub propozycji kolejnego kroku.
Jeżeli nie chcesz, abyśmy kontaktowali się z Tobą po wysłaniu formularza, możesz poinformować nas o tym w dowolnym momencie.
6. Pliki cookie i podobne technologie
Nasza strona może wykorzystywać pliki cookie oraz podobne technologie w celu:
- zapewnienia prawidłowego działania strony,
- zapamiętywania ustawień użytkownika,
- prowadzenia analityki,
- mierzenia skuteczności reklam,
- remarketingu,
- poprawy jakości strony i treści.
Możemy korzystać m.in. z narzędzi Google Analytics 4, Google Tag Manager, Google Ads, Meta Pixel, Microsoft Clarity oraz innych narzędzi wspierających analitykę i marketing.
Przy pierwszej wizycie na stronie możesz zobaczyć baner cookie, który pozwala zaakceptować lub zmienić ustawienia dotyczące plików cookie. W każdej chwili możesz również zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce.
Niektóre pliki cookie są niezbędne do działania strony. Inne, takie jak analityczne lub marketingowe, są używane zgodnie z Twoimi ustawieniami zgody, o ile taka zgoda jest wymagana.
7. Microsoft Clarity, Google Analytics i narzędzia analityczne
Możemy korzystać z narzędzi analitycznych, które pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony, np. które sekcje są odwiedzane, gdzie użytkownicy klikają i jak daleko przewijają stronę.
W przypadku narzędzi takich jak Microsoft Clarity mogą być rejestrowane anonimowe lub pseudonimowe sesje użytkowników, mapy cieplne i interakcje na stronie. Dane te służą do poprawy użyteczności strony i nie powinny być wykorzystywane do identyfikacji konkretnych osób.
8. Meta Pixel, Google Ads i remarketing
Możemy korzystać z narzędzi reklamowych, takich jak Meta Pixel i Google Ads, aby mierzyć skuteczność reklam, tworzyć grupy odbiorców, prowadzić remarketing i optymalizować kampanie.
Oznacza to, że po odwiedzeniu naszej strony możesz zobaczyć reklamy Qosmos w usługach Meta, Google lub na innych stronach korzystających z sieci reklamowych.
Zakres wykorzystywania tych narzędzi zależy od Twoich ustawień cookies, ustawień prywatności w przeglądarce oraz ustawień konta w usługach Google i Meta.
9. Komu możemy udostępniać dane
Dane osobowe możemy udostępniać wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do realizacji opisanych celów. Odbiorcami danych mogą być:
- dostawcy hostingu i infrastruktury IT,
- dostawcy poczty e-mail i narzędzi komunikacyjnych,
- dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych, np. Google, Meta, Microsoft,
- dostawcy CRM, formularzy, automatyzacji i narzędzi do obsługi leadów,
- księgowi, doradcy prawni lub podatkowi,
- podwykonawcy wspierający realizację usług,
- organy publiczne, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
Korzystamy wyłącznie z podmiotów, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych i przetwarzają dane zgodnie z naszymi instrukcjami lub własnymi obowiązkami prawnymi.
10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy narzędzi, z których korzystamy, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, np. w Stanach Zjednoczonych lub Wielkiej Brytanii.
Jeżeli dochodzi do takiego przekazania danych, odbywa się ono na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych, takich jak decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne zabezpieczenia wymagane przez przepisy o ochronie danych.
11. Jak długo przechowujemy dane
Dane przechowujemy tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celów, dla których zostały zebrane.
Orientacyjne okresy przechowywania:
- zapytania z formularzy, e-maili i reklam: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej poprosisz o usunięcie danych
- dane związane z realizacją umowy: przez czas trwania współpracy oraz okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do zabezpieczenia roszczeń
- dane księgowe i podatkowe: przez okres wymagany przepisami prawa
- dane analityczne i cookie: zgodnie z ustawieniami danego narzędzia oraz Twoimi zgodami
- dane marketingowe: do momentu wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu lub utraty przydatności danych do celu, w którym zostały zebrane.
12. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych,
- prawo sprostowania danych,
- prawo usunięcia danych,
- prawo ograniczenia przetwarzania,
- prawo przenoszenia danych,
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania,
- prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
- prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.
Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem: kontakt@qosmos.ltd.
Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do właściwego organu ochrony danych. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a w Wielkiej Brytanii Information Commissioner’s Office.
13. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do skontaktowania się z nami, otrzymania odpowiedzi, przygotowania wyceny lub realizacji usługi.
Jeżeli nie podasz danych kontaktowych, możemy nie być w stanie odpowiedzieć na Twoje zgłoszenie.
14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
Możemy jednak korzystać z automatycznych mechanizmów reklamowych i analitycznych, które pomagają nam optymalizować kampanie, dobierać grupy odbiorców i mierzyć skuteczność działań marketingowych.
15. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych celów, takich jak obsługa zapytań, realizacja usług, marketing, analityka, księgowość lub wsparcie techniczne.
16. Linki do innych stron
Nasza strona może zawierać linki do zewnętrznych stron internetowych, np. narzędzi, portfolio, mediów społecznościowych lub stron partnerów.
Nie odpowiadamy za zasady prywatności stosowane przez zewnętrzne strony. Przed przekazaniem danych na takich stronach zalecamy zapoznanie się z ich politykami prywatności.
17. Zmiany zasad ochrony prywatności
Możemy aktualizować niniejsze Zasady ochrony prywatności, jeżeli zmieni się sposób działania strony, zakres usług, używane narzędzia lub przepisy prawa.
Aktualna wersja dokumentu będzie zawsze dostępna na stronie qosmos.ltd.
18. Kontakt
W sprawach dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych skontaktuj się z nami:
QOSMOS LTD Company number: 14224990 E-mail: kontakt@qosmos.ltd Telefon: +48 573 426 428 Strona: https://qosmos.ltd